初めてのオンライン商談の手順と「気をつけるべき」4つのポイント

オンラインでの商談は、コロナ禍において極めて重要な営業活動となっています。当記事では、オンライン商談を初めて実施する際に注意したい点や、オンライン商談のやり方を紹介します。

オンライン商談とは？

オンライン商談とは、文字通り、オンライン（＝インターネット上）で映像やテキストチャットなどを利用して商談を行う方法のこと。

新型コロナウイルスの感染拡大により、世の中のワークスタイルには大きな変化が表れています。

「会社に出社して仕事をする」ことが当たり前だったのは、すでに過去の話。今では感染防止のために在宅勤務を多くの企業が導入するなど、場所の制約を設けずに働く「テレワーク」という新たな"働き方"が増えてきました。

それに伴い、商談の形も変わってきています。

社内だけでなく、顧客とのコミュニケーションも人との接触を抑えることが求められるため、以前のように直接会って商談を行うのではなく、コミュニケーションツールやWeb会議システムなどを利用した「オンライン商談」が増加しているのです。

対面商談と違い、顧客先に行く手間と時間がなくなり、双方にパソコンがあればすぐに実施できるため、対面商談にはない"手軽さ"があります。

また、対面商談では資料を紙で印刷して配ることがありますが、オンライン商談の場合はパソコン上で提示して、データを送ることができるため、プリントの手間なども省くことができます。

人との接触を抑えることが求められる背景に加えて、このような手軽さ、業務の効率化という利点もあるため、オンライン商談の需要が高まっているのです。

オンライン商談の方法と「気をつけるべき」ポイント

オンライン商談は、簡単に、手軽に行うことができます。

とはいえ、スムーズに実施し、商談を成立させるためには、事前にしっかりと準備をしておく必要があります。その方法やコツをまとめると、下記の通りです。

1.インターネット環境を確認する

オンライン商談はインターネット上で行うため、商談スペースの"インターネットの環境が整備されているかどうか"を事前に確認しましょう。
もしも回線が不安定で、商談中に映像が乱れたり、声が途切れたりしてしまうと、商談自体が成り立たなくなるリスクがある、ということは頭に入れておきたいところです。
商談当日は、商談の10分前には入室し、動作確認を済ませておきましょう。

2.商談ツールを選ぶ

現在は、ZOOMなど、さまざまな商談ツールがあるため、事前に利用するツールを選択する必要があります。それぞれに特徴があるため、必要な機能を備えたものを選ぶようにしましょう。

たとえば、木村情報技術が提供するChat Meetの場合は、Web上の商品ページに設置することでユーザーは疑問点を気軽にチャットボットに質問できて、さらに興味をもった場合はそのままオンライン商談へとスムーズに繋げることができる、という特徴があります。

3.商談ツールの動作確認

商談ツールを選択した後は、事前にカメラとマイクの調整をしておきましょう。
カメラの画角はバストアップ・頭上こぶし１つぶん空くように設置し、マイクは正しいデバイスを選択。必ず、商談当日と同じ環境下で動作確認を行ってください。

また、マイク付きイヤホンを使用する際は、キーボード音や環境音が入らないように業務用の高品質なノイズキャンセリング機能つきのイヤホンを利用することをおすすめします。

4.事前の情報収集、営業資料の準備

可能であれば、商談相手に電話やメールなどで事前に情報収集を行い、ニーズや温度感を把握しておきたいところです。それを理解したうえで、営業資料を作成しましょう。
資料は、パソコンの映像を通しても理解しやすいように、1つのページにたくさんの情報を盛り込まず、端的に内容を示すのが理想です。

また、商談時に資料を画面で共有する場合は、必ず動作の確認をしましょう。

普段からWeb会議システムを利用する機会が少ない場合は、共有操作に苦戦する可能性があります。スムーズな商談のためにも、あらかじめ画面共有の方法を学び、普段から社内で練習するなど、画面操作に慣れておくことが必要です。

オンライン商談の「メリット」と「デメリット」

最後に、オンライン商談のメリットとデメリットを解説します。
両方を理解したうえで事前に対策を立てておくと、失敗のリスクが低減され、商談成立の確率を高めることができます。

メリット

「時間の節約」と「業務の効率化」

オンライン商談は対面商談と違って、顧客先まで出向く必要がないため、移動時間をカットすることができます。そのため、同じ場所にいて、1日に対面商談では不可能だった数の商談を実施することも可能になります。そのため、対面商談よりも1日で成約する件数を増加できるかもしれません。

新しい顧客を見つける可能性が広がる

移動が不要のオンライン商談は、国内の遠距離はもちろんのこと、さらに世界各国との商談も簡単に行うことができるようになります。つまり、それだけ商品や製品のマーケットを広げるチャンスと捉えることもできます。

社員教育にも利用できる

オンライン商談は、商談ツールによっては商談の映像を録画することができるため、それを利用して「どのようにクロージングを行ったか」「どこが商談をまとめるためのポイントだったか」というポイントを新入社員が映像を見て、学ぶことができます。
社員教育にも利用できる、というメリットがあります。

デメリット

インターネット回線に左右される

オンライン商談の最大のポイントは、やはりインターネット回線です。
回線が不安定だと、どんなに良い資料を準備していて、トークが冴えわたったとしても、相手は満足に聴きとれなくなってしまうため、商談がうまくいかない可能性があります。インターネット回線だけでなく、電話回線を利用するタイプの商談ツールもあるので、状況に合わせて選択しましょう。

心理的なハードルが高くなる

対面ではなく、パソコンを通してのコミュニケーションのため、相手の微妙な気持ちの変化などを対面よりも捉えることが難しくなります。そのため、心理的なハードルは高くなる可能性があります。そのハードルを乗り越えるためには、「商談がはじまったらハキハキと聞き取りやすいトーンで話す」など、相手に与える印象を意識して臨むようにしましょう。

オンラインは相手に伝わる情報が多くないため、内容のわかりやすさはもちろん、相手への印象が商談の鍵を握ると言っても過言ではありません。